Teilnehmerzahl von 25 – 150 und mehr

Konferenzen können sehr unterschiedlich durchgeführt werden.
Dabei stellen sich folgende Fragen:

• Teilnehmerzahl
• Bleiben die Konferenzteilnehmer immer im gleichen Raum?
• Werden Nebenräume für Arbeitsgruppen benötigt?
• Welche Medien und Techniken werden eingesetzt?
• Werden Arbeitsessen vorgesehen?
  (z.B. Lunch im Konferenzraum)
• Mikrofon- und Dolmetscher-Anlage bei internationalen Konferenzen?
• Sind Abendprogramme vorgesehen?
• Müssen die Partner der Konferenzteilnehmer unterhalten werden?
• Ist das Thema Sicherheit aktuell?
• Welches Luxus-Niveau muss das Hotel haben?

Aus diesen Fragen ergeben sich weitere wichtige Kriterien:

Ideale Raummaße

Grundsätzlich sind quadratische Räume immer besser als rechteckige Räume. Bei rechteckigen Räumen sollte die kurze Achse im Verhältnis zur langen Achse nie mehr als das Doppelte betragen.

Beispiel: 270 qm = 12 x 22 Meter

Die Raumhöhe beträgt nach der Bauvorschrift nicht unter 250 cm.
Diese Minimal-Raumhöhe ist jedoch im Verhältnis zur Raumgröße
(270 qm) viel zu niedrig. Gedrückte Räume erzeugen eine gedrückte
Atmosphäre. Für Projektionstechnik sind niedrige Räume oft ungeeignet.
Optimale Raumhöhe: 300 cm und höher

Lichtqualitäten

Tageslicht

• Verhältnis Fensteröffnung zu Raumgröße (ca. 12 % von der Grundfläche des Raumes)
• Blendung beachten
• Qualität der Sicht nach draußen

Tagesergänzungslicht (Kunstlicht)

Minimum 250 Lux
Leuchtstoffröhrenlicht wirkt kalt und erzeugt keine gute Atmosphäre.

Pausengestaltung

Legen Sie besonderen Wert darauf wie und in welcher Qualität die Tagungs-Pausen durchgeführt werden.
Bleiben wir bei dem Beispiel 60 Konferenzteilnehmer.
In diesem Fall wird eine Pausenzone von minimal 135 qm benötigt.
Regel: Arbeitsraumfläche : 2

Bedenken Sie auch, dass in er Regel andere Gruppen ebenfalls in die
Pausenzone strömen. Oft ist die Pause nicht zum Erholen geeignet
sondern bewirkt das Gegenteil.

Medien- und Raumtechnik

• ·Projektionsfläche
  (kleine Räume: Minimum 200 x 200 cm)
  (große Räume: Minimum 300 x 250 cm)
• Unterflur-Verkabelung
• Video-Verkabelung
• Medien- und Licht-Steuerung
• Verdunklungs- / Beschattungsanlage
• Konferenz-Mikro-Anlage
• Dolmetscher-Kabinen (zusätzlicher Platzbedarf notwendig)
  und Verkabelung

Möblierungsqualität

• Ergonomische Stühle mit Armlehnen und gutem Sitzkomfort
• Mobiles Modultischsystem

Allgemeine Raumausstattungs-Qualitäten

• Kommunikationsfördernde Farbgestaltung
• Zweckmäßige Bodenbeläge
• Angenehmes Interieur (Innenarchitektur)
• Funktionales und ästhetisches Beleuchtungssystem

Raumbedarf je nach Methode, Raumgröße

Konferenzen werden im Allgemeinen an geschlossenen Tischformationen abgehalten, z. B. rund, oval, Rechteck, Quadrat

Der Raumbedarf pro Teilnehmer beträgt ca. 4,5 qm

Beispiel: 60 Konferenzteilnehmer
60 x 4,5 qm = 270 qm

Am 2. Konferenztag teilt sich das Plenum in 3 verschiedene Arbeitsgruppen. Dies bedeutet, dass weitere drei Räume mit Minimum 80 qm benötigt werden. Diese Räume müssen außerdem den technischen und medientechnischen Bedingungen entsprechen.

Besonders geeignete