Der Vortragende (Redner, Dozent, Referent) steht seinen Zuhörern gegenüber und hält einen Vortrag. Die Zuhörer, meist in größerer Anzahl, sitzen in Stuhlreihen – mit oder ohne Tischen. Die Absicht es Vortragenden ist nicht, dialogisch zu kommunizieren - es ist vielmehr Einweg-Kommunikation (Monolog).
Der Redner vermittelt Wissen informiert oder unterhält seine Zuhörer. Zwischenrufe oder Wortmeldungen unterbrechen den Vortrag. Am Ende der Rede werden Fragen beantwortet oder es kommt eine Diskussion in Gang.

Der Vortragende nutzt seine Stimme, lässt diese bei größeren Veranstaltungen verstärken und unterstützt – je nach Bedarf – seinen Vortrag mit visuellen oder audiovisuellen Medien.

Vortragsveranstaltungen werden in der Regel von mehreren Rednern bestritten. Nach jedem Vortrag ist eine Pause notwendig, da die Konzentration der Zuhörer begrenzt ist. In den Pausen wird das Gehörte reflektiert und verarbeitet.

Bei internationaler Beteiligung (Redner oder Plenum) wird der Vortrag durch Dolmetscher übersetzt – hierzu ist eine oder auch mehrere Simultan-Dolmetscherkabinen notwendig.

Vorträge werden zu verschiedenen Anlässen gehalten. Sie finden statt bei:

• Kongressen
• Vorlesungen
• Lehrveranstaltungen
• Informationsveranstaltungen
• Jahrestagungen
• Hearings
• Symposien
• Plenarsitzungen

Die Podiumsdiskussion ist eine Erweiterung der Vortragskommunikation. Zum Abschluss einer Veranstaltung treffen sich die Redner oder eine Auswahl von Experten an einem Tisch. Sie sind dem Plenum zugewandt und diskutieren unter Leitung eines Moderators.

Eine Podiumsdiskussion kann auch eine eigenständige Veranstaltung sein, wird aber oft zu bestimmten Anlässen geplant (Messen und o. g.).

Vortragsveranstaltungen sind vielfältig und von den unterschiedlichsten Faktoren und Anforderungen geprägt. Aus diesem Grund ist eine sorgfältige Projektplanung unumgänglich.

Bei der Auswahl eines geeigneten Tagungshotels ergeben sich folgend Anforderungen:

Allgemeine Anforderungen

• Verkehrsanbindung – vor allem wichtig bei nationalen und internationalen Veranstaltungen
• Zimmerkapazität
• Luxusanspruch *** **** *****
• Freizeit- / Wellness-Einrichtungen
• Qualität der Küche
• Rahmenprogramm-Auswahl – besonders wichtig, wenn die passiven Partner unterhalten werden müssen
• Größe des Vortragsraums
• Stuhlreihen-Möblierung
• Platzbedarf pro Teilnehmer: 1,2 – 1,5 qm
• Stuhlreihen mit Tischen
• Platzbedarf pro Teilnehmer: 2,5 – 3,0 qm
• Pausenfoyer

Pausengestaltung

Legen Sie besonderen Wert darauf wie und in welcher Qualität die Tagungs-Pausen durchgeführt werden.
Bleiben wir bei dem Beispiel 60 Konferenzteilnehmer.
In diesem Fall wird eine Pausenzone von minimal 135 qm benötigt.
Regel: Arbeitsraumfläche : 2

Bedenken Sie auch, dass in er Regel andere Gruppen ebenfalls in die
Pausenzone strömen. Oft ist die Pause nicht zum Erholen geeignet
sondern bewirkt das Gegenteil.
Spezielle Anforderungen

• Qualität des Veranstaltungsraums
• Raumhöhe nicht unter 300 cm
• Ansprechende Innenarchitektur
• Kommunikationsfördernde Farbgestaltung
• Funktionales und ästhetisches Beleuchtungssystem
• Tageslicht
• ohne Blendung für das Plenum
• Qualität der Sicht nach draußen
• Keine Säulen im Raum
• Tagesergänzungslicht (Kunstlicht)
• Mindestens 300 Lux (kaltes Leuchtstoffröhrenlicht erzeugt keine gute Atmosphäre)
• Ergonomische Stühle

Medien und Raumtechnik

• Projektionsfläche
• Beispiel: Raumtiefe 10 m - 200 cm
• 15 m - 250 cm prüfen !
• 18 m - 300 cm
• Unterflurverkabelung
• Videoverkabelung
• Audioverkabelung
• Internet-Anschluss
• Medien- und Lichtsteuerung (ideal, wenn dies der Vortragende selbst steuern kann – problemlos)
• Verdunklungs- / Beschattungs-Anlage
• Drahtlose Mikrofonanlage in guter Qualität inkl. Lautsprechern
• Technik-Kabine für Simultanübertragung
• Ton-Regieraum
• Projektions- und Licht-Regieraum

Medien-Pool

Visuelle Medien

• Flip Chart
• Präsentationswände
• Overheadprojektor, mind. 400 Watt oder Metalldampflampen-Gerät
• Videoprojektor (datenfähig)
• Mobile Bildwand,250 – 300 cm breit
• Diaprojektor – Kleinbild / Mittelformat (Stab- oder Carousell-Magazin)

Audivisuelle Medien

• Videorecorder
• Videoprojektor

Audiogeräte

• Drahtlose Mikrofonanlage
• Diskussionsanlage
• Tonaufzeichnung

Wichtige Hinweise

• Stellen Sie die Anzahl der Teilnehmer genau fest
• Klären Sie die Anzahl der Redner und die Redezeit-Länge
• Einschließlich der Medien, die der jeweilige Referent einsetzen will
• Erarbeiten Sie danach einen Ablaufplan